Algemene Voorwaarden Cloutify
2.1 Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- Cloutify: het SaaS-platform van Vintros voor CRM, projecten, facturatie, workspaces en operationele workflows.
- Vintros: de eigenaar en aanbieder van Cloutify.
- Gebruiker: iedere persoon die Cloutify gebruikt of toegang heeft tot een account of workspace.
- Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Vintros voor het gebruik van Cloutify.
- Workspace: een afgebakende omgeving binnen Cloutify waarin data, gebruikers, contacten, projecten en facturen worden beheerd.
- Abonnement: een betaalde of gratis gebruiksvorm van Cloutify.
- Data: alle gegevens, bestanden, teksten, contacten, projecten, facturen en andere informatie die door of namens de gebruiker in Cloutify worden ingevoerd.
- Dienst:alle functionaliteiten, software, websites, API's, e-mails, support en overige diensten die onder Cloutify worden aangeboden.
2.2 Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van Cloutify, iedere aanbieding, overeenkomst, proefperiode, registratie, abonnement en aanvullende dienst van Vintros.
Door een account aan te maken of Cloutify te gebruiken, gaat de gebruiker akkoord met deze algemene voorwaarden.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als deze schriftelijk door Vintros zijn bevestigd.
2.3 Dienstverlening
Cloutify biedt softwarefunctionaliteit voor onder meer:
- CRM en contactenbeheer;
- projecten en samenwerkingen;
- facturen en omzetbeheer;
- workspace- en teamstructuur;
- e-mail en accountbeheer;
- dashboardfunctionaliteit;
- later mogelijk deals, planning, analytics, mobiele apps en AI-functionaliteit.
Vintros mag de inhoud, inrichting, beschikbaarheid en functionaliteiten van Cloutify aanpassen, uitbreiden, beperken of beëindigen wanneer dat redelijkerwijs nodig is voor onderhoud, verbetering, veiligheid, wetgeving of bedrijfsvoering.
2.4 Accountregistratie
Voor gebruik van Cloutify is een account vereist. De gebruiker moet correcte, actuele en volledige gegevens verstrekken.
De gebruiker is verantwoordelijk voor:
- het geheimhouden van inloggegevens;
- alle activiteiten die plaatsvinden via het account;
- het tijdig wijzigen van wachtwoorden bij vermoeden van misbruik;
- het correct beheren van gebruikers en rechten binnen een workspace.
Vintros mag accounts tijdelijk blokkeren of beëindigen bij misbruik, beveiligingsrisico's, overtreding van deze voorwaarden of onrechtmatig gebruik.
2.5 Workspace en rollen
Cloutify werkt met workspaces. Data binnen een workspace is gekoppeld aan die workspace. De eigenaar of beheerder van een workspace is verantwoordelijk voor:
- het beheren van leden;
- het toekennen van rollen en rechten;
- het controleren van toegang;
- de rechtmatigheid van ingevoerde data;
- het naleven van privacy- en administratieve verplichtingen.
Wanneer een gebruiker wordt toegevoegd aan een workspace, kan deze gebruiker toegang krijgen tot data binnen die workspace afhankelijk van de toegewezen rol.
2.6 Gebruik van de dienst
De gebruiker mag Cloutify alleen gebruiken voor rechtmatige doeleinden en op een manier die past binnen de normale werking van het platform.
Het is verboden om Cloutify te gebruiken voor:
- illegale activiteiten;
- fraude, misleiding of phishing;
- spam of ongewenste communicatie;
- verspreiding van malware of schadelijke code;
- inbreuk op rechten van derden;
- het opslaan of verwerken van data waarvoor de gebruiker geen rechtmatige grondslag heeft;
- pogingen om beveiliging, RLS, autorisatie of toegangscontrole te omzeilen;
- reverse engineering, scraping of overbelasting van het platform;
- gebruik dat de reputatie, veiligheid of beschikbaarheid van Cloutify schaadt.
2.7 Facturatiefunctionaliteit
Cloutify bevat functionaliteit voor het maken, beheren, downloaden en verzenden van facturen. De gebruiker blijft volledig verantwoordelijk voor:
- de juistheid van factuurgegevens;
- correcte klantgegevens;
- correcte btw-tarieven;
- correcte bedragen;
- wettelijke factuurvereisten;
- administratieplicht;
- fiscale verplichtingen;
- controle vóór verzending;
- opvolging van betalingen, creditnota's, annuleringen en herinneringen.
Cloutify kan factuurnummers automatisch reserveren en facturen vergrendelen na verzending. Dit is bedoeld om consistentie en auditbaarheid te verbeteren, maar ontslaat de gebruiker niet van eigen controleverplichtingen.
Vintros is niet verantwoordelijk voor fiscale, boekhoudkundige of juridische gevolgen van onjuist gebruik van de facturatiemodule.
2.8 Betalingen via Mollie
Cloutify kan betalingen verwerken via Mollie. Mollie is een externe betaaldienstverlener. Op betalingen kunnen de voorwaarden en privacyverklaring van Mollie van toepassing zijn.
Vintros is niet verantwoordelijk voor storingen, vertragingen, weigeringen, chargebacks, fraudecontroles, blokkades of andere handelingen van Mollie of financiële instellingen, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Vintros.
Een betaling geldt pas als ontvangen wanneer deze succesvol is bevestigd door Mollie of zichtbaar is als ontvangen in de administratie van Vintros.
Eventuele transactiekosten, terugboekingskosten of andere betaalproviderkosten kunnen aan de klant worden doorbelast indien dit vooraf is vermeld of redelijkerwijs uit de overeenkomst volgt.
2.9 Abonnementen, prijzen en betaling
Cloutify kan gratis en betaalde abonnementen aanbieden. De actuele prijzen, functies en limieten worden vermeld op de website, in het platform of in een offerte.
Tenzij anders vermeld:
- worden abonnementen vooraf gefactureerd;
- zijn prijzen exclusief btw voor zakelijke klanten;
- wordt het abonnement automatisch verlengd met dezelfde periode;
- kan de klant opzeggen per einde van de lopende abonnementsperiode;
- vindt geen restitutie plaats voor reeds betaalde periodes, tenzij wettelijk verplicht of schriftelijk anders overeengekomen.
Bij niet-tijdige betaling mag Vintros de toegang beperken, opschorten of beëindigen na redelijke waarschuwing, tenzij onmiddellijke actie noodzakelijk is.
2.10 Proefperiode en gratis gebruik
Vintros kan een gratis proefperiode of gratis abonnement aanbieden. Vintros mag de voorwaarden, limieten en beschikbaarheid van gratis gebruik aanpassen of beëindigen.
Aan gratis gebruik kunnen geen rechten worden ontleend op blijvende beschikbaarheid, support, opslagcapaciteit of functionaliteit.
2.11 Herroepingsrecht voor consumenten
Wanneer een consument online een betaald abonnement afsluit, kan in beginsel een wettelijke bedenktijd van 14 dagen gelden.
Indien de consument tijdens de bedenktijd direct toegang wil tot Cloutify en expliciet instemt met directe levering van de digitale dienst, kan het herroepingsrecht vervallen zodra de dienst volledig is geleverd of voor zover de wet dat toestaat.
Voor zakelijke klanten geldt geen consumentenherroepingsrecht.
Vintros kan aanvullende instructies of een herroepingsformulier beschikbaar stellen indien dit wettelijk vereist is.
2.12 Beschikbaarheid en onderhoud
Vintros spant zich in om Cloutify veilig en beschikbaar te houden, maar garandeert geen foutloze of ononderbroken werking.
Vintros mag onderhoud uitvoeren, updates doorvoeren en tijdelijke beperkingen instellen. Waar redelijkerwijs mogelijk wordt gepland onderhoud vooraf aangekondigd.
Vintros is niet aansprakelijk voor schade door tijdelijke onbeschikbaarheid, storingen, onderhoud, externe providers of overmacht, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.
2.13 Support
Support wordt geleverd via de kanalen die Vintros beschikbaar stelt, zoals e-mail of in-app support. Vintros bepaalt zelf de inhoud, prioriteit en beschikbaarheid van support, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Support omvat geen juridisch, fiscaal, boekhoudkundig of financieel advies.
2.14 Data-eigendom
Alle data die door gebruikers in Cloutify wordt ingevoerd, blijft eigendom van de gebruiker of diens organisatie.
Vintros krijgt alleen een beperkt gebruiksrecht om deze data te verwerken voor zover nodig voor:
- het leveren van Cloutify;
- opslag en beveiliging;
- support;
- onderhoud;
- back-ups;
- wettelijke verplichtingen;
- misbruikpreventie;
- verbetering van de dienst, indien mogelijk geanonimiseerd of geaggregeerd.
2.15 Back-ups en export
Vintros kan technische back-ups maken, maar garandeert niet dat iedere individuele gebruiker of workspace op verzoek volledig kan worden hersteld.
Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het regelmatig exporteren of veiligstellen van belangrijke data, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Bij beëindiging van een account of abonnement kan toegang tot data worden beperkt of verwijderd. Vintros kan een redelijke termijn bieden voor export, maar is daartoe niet verplicht tenzij wettelijk vereist of schriftelijk afgesproken.
2.16 Privacy en gegevensbescherming
Op de verwerking van persoonsgegevens is de Privacyverklaring van Cloutify van toepassing.
Gebruikers garanderen dat zij persoonsgegevens van klanten, contacten, teamleden en andere derden rechtmatig invoeren en verwerken binnen Cloutify.
Wanneer nodig sluiten partijen een aparte verwerkersovereenkomst.
2.17 Beveiliging door gebruiker
De gebruiker moet passende maatregelen nemen om misbruik te voorkomen, waaronder:
- sterke wachtwoorden gebruiken;
- toegang beperken tot bevoegde personen;
- accounts van vertrokken teamleden tijdig verwijderen;
- gevoelige gegevens niet onnodig invoeren;
- verdachte activiteiten direct melden;
- eigen apparaten en netwerken beveiligen.
Schade door nalatig accountbeheer komt voor rekening van de gebruiker, tenzij Vintros wettelijk aansprakelijk is.
2.18 Intellectueel eigendom
Alle rechten op Cloutify, waaronder software, broncode, ontwerpen, logo's, handelsnamen, teksten, documentatie, databasestructuur, UI, workflows en technische concepten, blijven eigendom van Vintros of haar licentiegevers.
De gebruiker krijgt uitsluitend een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar recht om Cloutify te gebruiken volgens deze voorwaarden.
Het is niet toegestaan om Cloutify te kopiëren, verkopen, verhuren, sublicentiëren, reverse-engineeren of op andere wijze commercieel te exploiteren zonder schriftelijke toestemming van Vintros.
2.19 AI-functionaliteit
Cloutify kan in de toekomst AI-functionaliteit aanbieden. AI-output kan onjuist, onvolledig of ongeschikt zijn voor specifieke doeleinden.
Gebruikers blijven zelf verantwoordelijk voor controle van AI-output voordat zij deze gebruiken, delen, publiceren of verwerken.
AI-functionaliteit mag niet worden gebruikt voor illegale, discriminerende, misleidende of schadelijke doeleinden.
2.20 Externe diensten en integraties
Cloutify kan koppelen met externe diensten zoals Supabase, Vercel, Resend, Mollie, GitHub of andere integraties.
Vintros is niet verantwoordelijk voor de werking, beschikbaarheid, voorwaarden, tarieven, beveiliging of dataverwerking van externe diensten, tenzij wettelijk anders bepaald.
Het gebruik van externe diensten kan onderworpen zijn aan aanvullende voorwaarden van die aanbieders.
2.21 Aansprakelijkheid
Voor zover wettelijk toegestaan is Vintros niet aansprakelijk voor:
- indirecte schade;
- gevolgschade;
- gederfde winst;
- gemiste omzet;
- reputatieschade;
- verlies van klanten;
- verlies of beschadiging van data;
- fiscale of boekhoudkundige fouten;
- schade door onjuiste facturen;
- schade door gebruik van AI-output;
- schade door externe diensten;
- schade door onbevoegde toegang als gevolg van nalatig gebruikersbeheer.
Indien Vintros toch aansprakelijk is, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit aan Vintros heeft betaald voor Cloutify, met een maximum van €500, tenzij de wet een hogere aansprakelijkheid verplicht stelt.
Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vintros.
2.22 Vrijwaring
De gebruiker vrijwaart Vintros tegen claims, boetes, schade en kosten van derden die voortkomen uit:
- onrechtmatig gebruik van Cloutify;
- onjuiste of onrechtmatige invoer van data;
- schending van privacywetgeving door de gebruiker;
- schending van rechten van derden;
- foutieve facturen of administratie;
- misbruik door personen aan wie de gebruiker toegang heeft gegeven.
2.23 Overmacht
Vintros is niet aansprakelijk voor tekortkomingen door overmacht, waaronder storingen bij hostingproviders, internetstoringen, cyberaanvallen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, oorlog, pandemieën, stakingen, brand, natuurrampen, storingen bij betaalproviders of andere omstandigheden buiten redelijke controle van Vintros.
2.24 Opschorting en beëindiging
Vintros mag toegang tot Cloutify geheel of gedeeltelijk opschorten of beëindigen wanneer:
- de gebruiker deze voorwaarden schendt;
- betaling uitblijft;
- sprake is van misbruik of fraude;
- beveiligingsrisico's ontstaan;
- de gebruiker onrechtmatige content of data verwerkt;
- dit nodig is vanwege wetgeving of bevel van een bevoegde instantie;
- voortzetting redelijkerwijs niet van Vintros kan worden verlangd.
Bij beëindiging eindigt het gebruiksrecht van de gebruiker. Bepalingen over aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, betaling, privacy, vrijwaring en toepasselijk recht blijven van kracht voor zover relevant.
2.25 Wijzigingen van de voorwaarden
Vintros mag deze algemene voorwaarden aanpassen. Gebruikers worden geïnformeerd bij wezenlijke wijzigingen.
Als een gebruiker Cloutify blijft gebruiken na de ingangsdatum van gewijzigde voorwaarden, wordt de gebruiker geacht de gewijzigde voorwaarden te hebben aanvaard.
Indien een gebruiker niet akkoord gaat met wezenlijke wijzigingen, kan de gebruiker het abonnement beëindigen per de datum waarop de wijziging ingaat, tenzij de wijziging noodzakelijk is vanwege wetgeving, beveiliging of misbruikpreventie.
2.26 Overdracht
Vintros mag haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst overdragen aan een andere partij, bijvoorbeeld bij verkoop van onderneming, fusie, herstructurering of overdracht van Cloutify. De gebruiker mag rechten of verplichtingen niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Vintros.
2.27 Nietigheid of vernietigbaarheid
Als een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.
2.28 Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden en het gebruik van Cloutify is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
2.29 Contact
Voor vragen over deze algemene voorwaarden of Cloutify kun je contact opnemen via:
- Vintros / Cloutify
- E-mail: info@cloutify.nl
- KvK: 98054058
- Adres: Bangkokdreef 1, 3565 SC Utrecht