Samenwerkingen beheren van eerste bericht tot betaling
Samenwerkingen mislukken zelden op de content. Ze lopen vast op de administratie eromheen: wat was ook alweer afgesproken, wanneer moest het live, en is er al betaald. Zolang die informatie in vier verschillende gesprekken staat, is er niemand die het volledige antwoord heeft.
Samenwerkingen beheren betekent per merkdeal vastleggen wat je levert, wanneer, voor welk bedrag en met welke betaalstatus. In Cloutify staat dat als één campagne met deliverables, planningsmomenten en een gekoppelde factuur.
Eén plek voor de afspraak
Per samenwerking leg je de briefing, het bedrag, de deliverables en de contactpersoon vast. Dat is meteen de plek waar je later terugkijkt als er discussie is over wat er was afgesproken.
- Briefing en afspraken bij de samenwerking zelf
- Deliverables met deadlines per post-type
- Contactpersoon en merkgegevens direct gekoppeld
Deadlines die niet verschuiven omdat je ze vergat
Deadlines, shoot-dagen en payout-datums staan op één kalender, gekleurd per merk. Notificaties waarschuwen je bij de belangrijkste gebeurtenissen, zodat opvolging geen kwestie van geheugen is.
Afgerond betekent gefactureerd en betaald
Een samenwerking is pas klaar als het geld binnen is. Vanuit de gewonnen deal maak je de factuur, verstuur je hem per mail en volg je op het inkomsten-overzicht of hij betaald is of te laat. Zo blijft de laatste stap — het innen — even zichtbaar als de eerste.
De vier vragen die je over elke samenwerking moet kunnen beantwoorden
Wat is er precies afgesproken, wanneer moet het live, voor welk bedrag, en is dat bedrag binnen? Zolang die vier antwoorden verspreid staan over een DM, een mail, een agenda en je bankapp kost elke navraag je tien minuten. In Cloutify staan ze op één campagnekaart, gekoppeld aan het merk waar ze bij horen.
- Afspraak en briefing bij de samenwerking, niet in een chat
- Deadline op de kalender in plaats van in je hoofd
- Bedrag en factuurstatus aan dezelfde deal gekoppeld
- Volledige historie zichtbaar bij het merk
Zo ziet dat er in Cloutify uit
Zet je merken en contactpersonen klaar
Voeg de merken toe waarmee je werkt, met contactpersoon, factuurgegevens, KvK en BTW-nummer. Vanaf dat moment hoef je die gegevens nooit meer over te typen.
Volg elke samenwerking in de pipeline
Elke aanvraag wordt een campagne met een stadium: pitch, onderhandeling, contract of gewonnen. Je ziet in één blik wat er loopt en hoeveel omzet erin zit.
Zet gewonnen deals om in werk en facturen
Een gewonnen campagne wordt een levering met deliverables en deadlines op de planning, en een factuur met de juiste BTW en je eigen huisstijl.
Houd inkomsten en betalingen bij
Op het inkomsten-overzicht filter je op status — concept, verstuurd, betaald of te laat — zodat je precies weet welk geld nog binnen moet komen.
Veelgestelde vragen
- Kan ik met een team aan dezelfde samenwerking werken?
- Ja. Binnen een workspace nodig je teamleden uit met de rol Owner, Admin, Editor of Viewer. Iedereen ziet dezelfde status, zonder dat je screenshots hoeft te sturen.
- Krijg ik een melding als er iets moet gebeuren?
- Cloutify stuurt notificaties per gebeurtenis, bijvoorbeeld rondom deadlines en facturen. Je stelt per gebruiker in welke meldingen je wilt ontvangen.
- Kan een sponsor of assistent meekijken zonder alles te kunnen wijzigen?
- Ja, met de rol Viewer. Viewers kunnen alleen lezen, zijn ongelimiteerd en kosten niets extra. Zo kan iemand de status van een samenwerking volgen zonder dat je risico loopt dat er per ongeluk iets wordt aangepast.
- Wat als een merk zich niet aan de afspraak houdt?
- Omdat de briefing, de deliverables, het bedrag en de datums bij de samenwerking zelf staan, heb je bij een discussie meteen terug te vinden wat er is afgesproken en wanneer. Dat is geen juridisch bewijs, maar het scheelt zoeken in oude berichten en maakt het gesprek een stuk korter.
Probeer Cloutify 14 dagen gratis
Geen creditcard nodig. Daarna €25 per maand of €250 per jaar, met alle functies inbegrepen.
Verder lezen
- Campagnebeheer van eerste pitch tot laatste postBeheer al je merkcampagnes in één pipeline: pitch, onderhandeling, contract en gewonnen. Met deliverables, deadlines en directe koppeling naar facturen.
- Een CRM voor influencers, geen verkoopsoftwareEen CRM dat is gebouwd voor influencers: merken, contactpersonen, facturatiegegevens en de volledige historie van elke samenwerking in één Nederlandstalige workspace.
- Software voor bureaus die meerdere creators managenBeheer meerdere creators naast elkaar met aparte workspaces, rollen per teamlid en een eigen pipeline, planning en facturatie per creator.
- Gidsen en artikelen op de Cloutify blogPraktische stukken over samenwerkingen, facturatie, campagnes en planning.